Nhằm giúp các bạn hiểu rõ vai trò của deadline và lên kế hoạch thực hiện deadline hiệu quả, Kinhcan.vn mang đến bài viết sau với năm phần nội dung chính do đội ngũ chuyên môn hệ thống và biên soạn kỹ lưỡng.
1. Deadline là gì?
Lý giải theo nghĩa gốc tiếng Anh, deadline là sự kết hợp của “dead” (dịch nghĩa chết, cuối cùng) và “line” (dịch nghĩa đường, vạch kẻ thẳng). Từ đó, nghĩa của từ ghép deadline có thể hiểu là thời điểm cuối cùng để hoàn thiện công việc nào đó hoặc đường giới hạn không nên vượt qua.
Trong xã hội Mỹ, deadline còn là thuật ngữ chỉ đường sinh tử hay giới hạn cho tù nhân khi bị giam giữ trong tù. Nếu tù nhân bước ra ngoài vạch giới hạn, kết cục đón đợi họ rất có thể sẽ là cái chết.
Trong xã hội Việt Nam, deadline thường được hiểu theo nghĩa phổ biến là hạn chót để nộp bài tập hoặc hoàn thành các công việc.
Sự tồn tại của mốc thời gian này giúp con người điều chỉnh tiến độ làm việc cá nhân hay theo dõi tốc độ làm việc chung nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra.
Bởi vậy, bất kỳ dự án hay đầu việc nào cũng cần có một deadline cụ thể để tránh xảy ra tình trạng chậm trễ và gây ra những hậu quả không đáng có.
Ngày nay, cuộc sống bận rộn đã biến deadline trở thành một từ ngữ ám ảnh với nhiều người bất kể là học sinh hay công nhân viên.
Một số ví dụ về deadline có thể kể đến như thời hạn hoàn thành bài kiểm tra cuối kỳ môn Lịch sử thế giới là 23 giờ 59 phút ngày 5 tháng 11 năm 2021.
Mỗi deadline cần có mốc thời gian cụ thể người thực hiện tự điều chỉnh kế hoạch thời gian sao cho phù hợp, hiệu quả nhất.
2. Tầm quan trọng của deadline
Deadline là phương thức quản lý công việc hiệu quả, khoa học nhằm đảm bảo các dự án, bài tập hoàn thành đúng tiến độ. Chính vì vậy, các quản lý thường tận dụng triệt để công cụ này trong quá trình thực hiện dự án, phân chia công việc cho nhóm nhân viên của mình.
Từ deadline tổng, từng cá nhân hay nhóm trưởng có thể lên kế hoạch làm việc chung cho đội mình để cân đối nhân lực và sức lực sao cho công việc đạt kết quả cao nhất.
Deadline còn được xem như yếu tố tâm lý để thúc đẩy tiến độ làm việc của mỗi nhân sự. Khi có một hạn làm việc cụ thể, bạn có thể dễ dàng tập trung hoàn thiện dự án đó một cách nhanh chóng, hạn chế bị sao lãng bởi các công việc khác.
Một nhân viên hoặc một người có quy củ sẽ biết cách sắp xếp deadline hợp lí, hoàn thiện mọi công việc chỉn chu và đúng giờ dù không có sự nhắc nhở từ phía người quản lý hay đồng đội của mình.
3. Phân biệt deadline và dateline
Dateline là một khái niệm hay bị nhầm lẫn với deadline. Vậy hai khái niệm này có thực sự tương đồng nhau? Các bạn hãy cùng Kinhcan.vn tìm hiểu trong phần viết này nhé!
3.1. Khái niệm dateline
Dateline là mốc thời gian hẹn trước cho một hành động, hiện tượng nào đó. Dateline bao gồm những con số cụ thể về giờ giấc, ngày tháng mà bạn cần hoàn thành công việc.
Ví dụ: Chiều chủ nhật lúc ba giờ, công ty chúng ta sẽ họp tổng kết cuối năm. Trong trường hợp này, 3 giờ chiều chủ nhật được coi là dateline.
Dateline còn thường xuất hiện ở phần đầu hoặc phần cuối của các văn bản hành chính. Nếu bạn để ý, mỗi văn bản hay thông báo chính thức đều sẽ bao gồm dòng chữ “…, ngày… tháng … năm …”. Thông tin thuộc dòng chữ này cũng được coi là dateline.
3.2. Điểm khác biệt giữa deadline và dateline
Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy sự khác biệt giữa hai thuật ngữ trên. Dù sở hữu cách đọc và một bộ phận từ tương tự nhau, ý nghĩa của hai từ này không mang nhiều nét tương đồng.
Nếu deadline nhấn mạnh vào tính cấp bách, cần thiết phải hoàn thiện công việc đúng hạn thì dateline chỉ mang tính thông báo đơn thuần về thời điểm xảy ra một sự việc, lịch hẹn cụ thể.
Dateline thường được ứng dụng trong việc chia nhỏ các đầu việc thuộc deadline, để có thể hoàn thiện công việc đúng hạn chót một cách hiệu quả và chỉn chu nhất.
4. Phương pháp chạy deadline hiệu quả
Theo chuyên gia đào tạo Brian Tracy, việc xây dựng deadline khoa học có thể giúp một người tăng khả năng thành công trong công việc lên gấp 11,5 lần.
Không là một công cụ hữu ích cho việc kiểm soát và điều chỉnh thời gian biểu cá nhân, deadline còn là thức đo đáng tin cậy của các doanh nghiệp trong việc đánh giá năng suất lao động của nhân viên.
Tuy nhiên, nhiều bạn học vẫn còn loay hoay chưa biết nên sắp xếp deadline như thế nào để công việc không bị dồn đọng và vẫn còn không gian thư giãn cá nhân.
Nắm bắt được tâm lý này, Kinhcan.vn sẽ chỉ ra ba tiêu chí quan trọng nhất giúp việc chạy deadline đạt hiệu quả tốt nhất.
4.1. Phác thảo kế hoạch chi tiết, rõ ràng
Khi nhận được deadline về bài tập nhóm hay dự án lớn ở công ty, bạn đừng vội lao đầu vào công việc ngay lập tức. Thay vào đó, hãy chia nhỏ deadline thành các dateline với các đầu việc nhỏ cụ thể, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Việc hệ thống dateline này sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thiện và kiểm soát tiến độ công việc, đồng thời linh hoạt hơn trong các kế hoạch dự phòng nếu trường hợp đầu việc xảy ra vấn đề.
Bên cạnh đó, thông qua quá trình chia nhỏ công việc, bạn có thể quan sát và ước lượng khối lượng công việc cần làm và sắp xếp chúng sao cho cân đối với khả năng của bản thân.
4.2. Vận dụng phù hợp nhân lực/ ứng dụng hỗ trợ
Nếu công việc trải dài trong một khoảng thời gian hay cần sự liên kết, phối hợp với nhân sự khác thì bạn cần thống nhất cách làm việc và phân chia công việc thích hợp dựa trên khả năng, điểm mạnh của từng thành viên.
Trong quá trình làm việc, đừng ngần ngại đặt câu hỏi hay yêu cầu sự trợ giúp đối với những lĩnh vực, vấn đề không thuộc sở trường của bạn.
Thay vì tự mày mò dẫn đến nhiều rắc rối không mong muốn thì các thành viên sẽ tích cực giúp đỡ bạn để hoàn thành tốt công việc chung.
4.3. Kiên trì, quyết tâm cao độ
Sau khi được giao deadline và tự thiết lập kế hoạch công việc cá nhân, bạn cần quyết tâm và tập trung cao độ để hoàn thiện công việc đạt chất lượng cao với tốc độ nhanh chóng.
Thay vì bỏ cuộc giữa chừng, bạn có thể tìm kiếm sự động viên và trợ giúp từ bạn bè hay đồng đội của mình. Về phần cá nhân, bạn có thể tự thiết lập kỷ luật bằng cách cài đặt các phần mềm nhắc nhở công việc trong điện thoại hoặc đặt mục tiêu hằng ngày để tăng khả năng tập trung.
5. Những lỗi cần tránh khi thiết lập deadline
Mặt khác, nếu bạn không kiểm soát tốt deadline thì công cụ này sẽ trở thành nỗi ám ảnh và gây áp lực nặng nề đến vấn đề tâm lý, kết quả công việc của bạn. Để tránh những hậu quả tiêu cực này, bạn học có thể lưu ý một số lỗi sau đây khi thiết lập deadline cho bản thân.
Thứ nhất là việc ôm dồn các công việc có cùng deadline. Mỗi công việc thường có một hạn chót riêng, tuy nhiên nếu bạn làm việc trong nhiều dự án hoặc môn học khác nhau, deadline sẽ dễ bị chồng chéo và xảy ra giai đoạn cao điểm, dồn đọng công việc.
Vì vậy, bên cạnh kế hoạch lẻ cho từng deadline, bạn nên có một bản tổng hợp các đầu việc quan trọng và liên tục cập nhật để cân đối thời gian hoàn thành.
Thứ hai là việc ôm dồn các deadline vượt khả năng và sức lực của bản thân. Khi rơi vào trường hợp này, bạn sẽ dễ bị chán nản, mệt mỏi và chất lượng đầu ra không được như ý muốn.
Thứ ba, bạn thiếu kiên nhẫn, tính nhất quán và ngay lập tức lao đầu vào công việc không có sự chuẩn bị hay kế hoạch rõ ràng. Tình trạng này kéo dài sẽ chỉ mang đến lợi ích nhất thời và để lại những hậu quả khó lường cho tương lai của bạn.
Cuối cùng, bạn không điều chỉnh lại deadline theo tình trạng cá nhân mà chấp nhận, rập khuôn căn cứ từ tình trạng người khác.
Trên thực tế, mỗi người ở từng hoàn cảnh đều sẽ khả năng và sức lực khác nhau, không có khuôn mẫu nào chính xác hoàn toàn để thiết lập hệ thống deadline giống như vậy.
LỜI KẾT
Tóm lại, deadline là một con dao hai lưỡi cần được ứng dụng một cách hiệu quả để nhận về thành quả tốt nhất. Deadline có thể là bạn đồng hành đắc lực giúp bạn hoàn thiện công việc, bài học một cách hiệu quả, cũng có thể trở thành gánh nặng cho tâm lý, sức khỏe của con người.
Kinhcan.vn mong rằng bài viết trên đây đã đưa đến quý bạn học những kiến thức và lưu ý hữu ích, giúp các bạn ứng dụng deadline một cách tích cực nhất trong hành trình kiếm tìm tri thức và phát triển bản thân.
