Quản trị là gì? Điểm khác biệt giữa quản trị và quản lý

Quản trị là một thuật ngữ xuất hiện thường xuyên trong đời sống hàng ngày, đặc biệt ở môi trường làm việc. Nhằm giúp bạn học hiểu chính xác về khái niệm quản trị và tầm quan trọng của phương thức này, Kinhcan.vn đã dày công biên soạn bài viết dưới đây.

Nếu bạn đang quan tâm đến chủ điểm kiến thức về quản trị hoặc tìm kiếm những phương thức quản trị hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu với Kinhcan.vn ngay sau đây nhé!

1. Quản trị là gì

Thuật ngữ quản trị được giải nghĩa theo rất nhiều cách khác nhau, tuy nhiên, hiện nay giới học thuật vẫn còn nhiều tranh cãi liên quan đến định nghĩa chính xác cho thuật ngữ này.

Phần đầu tiên, Kinhcan.vn sẽ đưa ra một vài định nghĩa tiêu biểu về vấn đề quản trị dưới nhiều góc độ khác nhau, giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan về hoạt động này.

1.1. Khái niệm quản trị

Theo Mary Parker Follett, quản trị là nghệ thuật giúp bạn đạt được mục đích thông qua người khác. Quan điểm này nhấn mạnh rằng quản trị liên quan đến việc sắp xếp, phân chia và quản lý công việc cho nhân sự phù hợp thay vì tự bản thân hoàn thành tất cả đầu việc.

Koontz và O’Donnell nhấn mạnh tầm quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống và làm rõ nhiệm vụ chính của quản trị là thiết lập sự phối hợp và thúc đẩy tiến độ làm việc của một đội nhóm sao cho hoàn thiện các đầu công việc và đạt mức mục tiêu đề ra.

James Stoner và Stephen Robbins giải thích khái niệm quản trị như một tiến trình hoạt động gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn nhân lực, tài nguyên sẵn có của tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu đề ra. Những hoạt động này cần được tiến hành theo một thứ tự nhất định và liên kết chặt chẽ với mục tiêu chung.

Từ đó, chúng ta có thể hiểu quản trị như một phương thức, công cụ cần thiết để giúp con người phối hợp làm việc với nhau đạt đến một mục tiêu chung theo cách hiệu quả nhất.

Lấy nguồn lực con người là trung tâm, quá trình này được thực thi nhờ một chuỗi các hành vi hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và có thể chịu tác động mạnh mẽ từ môi trường xung quanh.

Chính vì vậy, quản trị là điều kiện tất yếu để quá trình làm việc nhóm diễn ra suôn sẻ, hài hòa và hoàn thiện mục tiêu nhanh chóng, đạt mức hiệu quả mong muốn.

1.2. Bản chất quản trị

Dù có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về thuật ngữ quản trị, bản chất quản trị chỉ tồn tại ba yếu tố cơ bản mà bạn cần nắm chắc như sau.

Thứ nhất, chủ thể quản trị là yếu tố bắt buộc trong mọi quy trình quản trị. Cụ thể hơn, quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị.

Bởi vậy, mọi quy trình quản trị đều cần có chủ thể thì mới có thể tạo tác động đến các nguồn lực xung quanh, thúc đẩy quá trình quản trị diễn ra hiệu quả.

Thứ hai là cần đặt ra mục tiêu cụ thể cho chủ thể quản trị và đối tượng quản trị. Mục tiêu sẽ là khung định hình các hành vi tạo tác động của chủ thể quản trị và căn cứ đánh giá nỗ lực của đối tượng quản trị.

Thứ ba, mỗi quy trình quản trị cần có một nguồn lực nhân sự, tài nguyên cụ thể nhằm giúp chủ thể tiến hành các hoạt động hoạch định, tổ chức hợp lý.

2. Đặc tính cơ bản của quản trị

Sau khi nắm được về khái niệm và bản chất của quản trị, phần hai sẽ làm rõ các đặc tính cơ bản nhằm giúp bạn nhận diện, tiến hành các hoạt động quản trị.

Thông thường, quản trị là sự kết hợp khéo léo giữa tính khoa học và tính nghệ thuật. Tính khoa học tạo nền tảng lý thuyết vững chắc cho các tình huống chung, tính nghệ thuật đem đến sự linh động cho cách quản trị.

2.1. Tính khoa học

Khoa học quản trị là nhóm lý thuyết được khái quát và tổng hợp sau một quá trình quan sát, nghiên cứu lâu dài.

Những kiến thức này vừa tích lũy tinh hoa từ các ngành khoa học khác như kinh tế, xã hội, tâm lý, toán, vừa đưa ra các nhận định tổng quan dựa trên dữ liệu thực tế.

Nhờ khoa học quản trị, các nhà quản trị được trang bị tư duy hệ thống vững chắc, công cụ hữu ích để giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, hiệu quả. Tính khoa học thường xuất hiện ở các mặt sau đây.

Trước hết, các hoạt động quản trị cần dựa trên hiểu biết sâu sắc các quy luật tự nhiên và xã hội kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn, đảm bảo sự phù hợp với quá trình vận động của các quy luật khách quan.

Không chỉ phải am hiểu các kiến thức chuyên ngành, quản trị còn đòi hỏi việc ứng dụng các công cụ, kỹ thuật trong công việc và đời sống sao cho phù hợp với bối cảnh cụ thể.

Dựa trên tình hình phát triển của tổ chức, điều kiện về nguồn lực và tài nguyên, các nhà quản trị cần vận dụng linh hoạt các phương pháp, kỹ năng quản trị song song với việc duy trì các nguyên tắc cơ bản.

2.2. Tính nghệ thuật

Nghệ thuật quản trị đề cập đến việc ứng dụng những kỹ xảo, mưu mẹo, cách thức cá nhân được tích lũy thông qua quá trình tinh lọc kiến thức và trải nghiệm cá nhân vào quy trình quản trị sao cho phù hợp với bối cảnh, điều kiện cụ thể.

Tính nghệ thuật của quản trị nhấn mạnh sự ứng biến linh hoạt, độ nhạy bén cao của người làm quản trị và có thể quan sát rõ qua một số khía cạnh sau.

Điều đầu tiên, nghệ thuật quản trị nhân sự gắn liền với việc hiểu và dùng người một cách phù hợp nhất.

Mỗi cá nhân đều sở hữu những sở trường, sở đoản riêng và chỉ có thể phát huy năng lực ở mức tối đa khi nhà quản trị đưa họ vào đúng vị trí trong đội ngũ chung.

Nếu người quản trị nắm rõ tính cách, tâm lý và kỹ năng của mỗi người trong đội nhóm, đồng thời sắp xếp nhân sự một cách cân đối và khách quan, công việc sẽ được hoàn thiện thuận lợi với hiệu quả cao.

Tiếp đó, trong quá trình làm việc, những hình thức kỷ luật và quy định cụ thể về khen thưởng, phê bình hay đánh giá kết quả công việc cần được ứng dụng linh hoạt tùy theo đối tượng, tình huống cụ thể.

Áp dụng hình thức nào, mức độ cao thấp, thời gian, địa điểm tiến hành kỷ luật đều nên được cân nhắc cẩn thận, tránh gây mất hòa khí và phá hủy tiến độ làm việc của đội.

Đặc biệt, nghệ thuật giao tiếp là yếu tố không thể thiếu nếu bạn muốn quản trị thành công. Thái độ, từ ngữ, giọng điệu truyền đạt đều cần lưu ý và điều chỉnh phù hợp với trình độ, tâm lý của người đối diện.

Bạn không nên dùng thái độ thiếu tôn trọng, gay gắt, tỏ ra tự cao hay dùng những từ ngữ khiếm nhã xuyên suốt quá trình quản trị. Đây đều là những hành vi tiêu cực đối với hình ảnh của bạn và môi trường làm việc chung.

2.3. Mối quan hệ giữa tính khoa học và nghệ thuật

Nghệ thuật và khoa học có mối liên kết chặt chẽ với nhau trong quá trình quản trị. Nếu khoa học cung cấp kiến thức nền tảng, những lý thuyết đúng đắn thì nghệ thuật là cách ứng dụng những kiến thức đó một cách hiệu quả và linh hoạt trong hoạt động thực tiễn.

Để đạt được thành công trong quá trình quản trị, các nhà quản trị cần có hiểu biết sâu sắc về tính khoa học, đồng thời liên tục trau dồi trải nghiệm cá nhân để đạt được tính nghệ thuật.

3. Chức năng của quản trị

Căn cứ vào khái niệm quản trị được đề cập trong phần một, quản trị sở hữu bốn chức năng cơ bản bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

3.1. Hoạch định

Hoạch định đề cập đến chiến lược phát triển chung do nhà quản trị thiết lập ra nhằm thúc đẩy công việc của tổ chức diễn ra hiệu quả với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên.

Trước tiên, nhà quản trị cần xác định rõ phương hướng, mục tiêu chung để phác thảo các chương trình hành động phù hợp cùng các biện pháp kiểm soát linh hoạt.

Song song với kế hoạch hành động, bước hoạch định cũng giúp nhà quản trị hiểu rõ tình hình của tổ chức và có những đề xuất cải cách thích hợp.

3.2. Tổ chức

Quản trị còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức. Chức năng này liên kết đến việc xác lập sơ đồ bộ máy làm việc, mô tả công việc của từng bộ phận kèm các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể.

Thêm vào đó, tổ chức còn chỉ việc phân bổ nguồn lực, tài nguyên sẵn có một cách hợp lý sao cho mức đầu vào tối thiểu đem đến chất lượng đầu ra tối đa.

3.3. Lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo trong quá trình quản trị bao gồm một số đầu việc như: lãnh đạo và chỉ huy, khuyến khích nhân viên, xây dựng mối liên kết giữa nhân viên và người quản trị hay người quản trị với các tổ chức khác.

Áp dụng kỹ năng, kiến thức của bản thân, nhà quản trị sẽ phân chia và giám sát công việc nhằm đảm bảo nhân viên hoàn thành đúng tiến độ, các bên liên quan đều cảm thấy hài lòng với thành quả đạt được.

3.4. Kiểm soát

Trong quá trình quản trị, kiểm soát là một yếu tố cần thiết để đảm bảo tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu đặt ra, không bị lệch so với phương hướng dự tính thông qua hoạt động đánh giá và kiểm tra thường xuyên.

Nếu có sự cố hay vấn đề đột ngột, chức năng kiểm soát sẽ giúp nhà quản trị đưa ra các điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế, giữ lợi ích tối đa cho công ty.

4. So sánh quản trị và quản lý

Một khái niệm hay bị nhầm lẫn với quản trị là quản lý, vậy thực chất hai thuật ngữ này có hoàn toàn tương đồng về mặt ngữ nghĩa? Các bạn cùng Kinhcan.vn tìm hiểu rõ hơn trong phần bốn của bài viết nhé.

4.1. Khái niệm quản lý

Quản lý thường đề cập đến hành động quản trị một cơ quan, tổ chức phi lợi nhuận hoặc có lợi nhuận, doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm các hành động có chủ đích của chủ thể quản lý với đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Nhiệm vụ chính của người quản lý là sắp xếp công việc một cách có hệ thống, tổ chức rõ ràng để các đầu việc diễn ra trơn tru hơn.

4.2. Điểm khác biệt giữa quản trị và quản lý

Trước hết, hai thuật ngữ này tác động đến hai đối tượng chính khác nhau. Quản trị tập trung vào yếu tố con người, còn quản lý đề cập nhiều hơn đến khía cạnh công việc cụ thể.

Quá trình quản trị gắn liền với việc đưa ra quyết định, lập mục tiêu, phác thảo chính sách phát triển của tổ chức. Sau đó, những chính sách này được thực hiện nhờ quá trình quản lý.

Từ đó, chúng ta có thể hiểu rằng quản trị xuất phát từ tư duy dài hạn, quản lý là quá trình thúc đẩy nhằm đảm bảo mục tiêu ngắn hạn.

Nhân sự đảm nhiệm chức năng quản trị thường nắm giữ cấp bậc cao, tập trung trả lời câu hỏi cái gì và bao giờ. Trong khi đó, quản lý thường gắn liền với tên gọi nhân sự cấp bậc trung, quyết định cách thức tiến hành của kế hoạch quản trị.

Vì vậy, quyết định của các nhà quản lý thường chịu nhiều ảnh hưởng từ phong cách làm việc và chính sách từ những nhà quản trị cấp cao.

5. Ý nghĩa của quản trị trong môi trường doanh nghiệp

Quản trị đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển và quá trình vận hành của tổ chức, doanh nghiệp. Những hoạt động này không chỉ đảm bảo sự tồn tại của tổ chức mà còn duy trì sự phối hợp giữa các thành viên trong tổ chức diễn ra hiệu quả.

Nhờ quá trình quản trị, các thành viên trong tổ chức sẽ tập trung cố gắng vì mục tiêu chung và có phương hướng phát triển cụ thể, không bị rối loạn hay có khả năng linh hoạt với những vấn đề phát sinh đột ngột.

Quá trình quản trị cũng giúp tổ chức tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có, thu về lợi nhuận tối đa trong thời gian ngắn với chi phí thấp nhất.

Đồng thời, nó tạo mối liên kết bền chặt giữa nhân viên với nhân viên, tổ chức với đối tác bên ngoài, thúc đẩy sự phát triển lâu dài trong tương lai.

6. Yếu tố cần thiết để quản trị hiệu quả

Để tiến hành công tác quản trị hiệu quả, quá trình quản trị cần đảm bảo đầy đủ ba yếu tố chính gồm: chủ thể quản trị, mục tiêu quản trị và nguồn lực quản trị.

Chủ thể quản trị cần là người có kỹ năng và kiến thức nền tảng vững chắc, hiểu rõ về tình hình công việc và tổ chức để có thể đưa ra những kế hoạch, định hướng đúng đắn cho quá trình phát triển của công ty.

Mỗi quá trình quản trị cần đề ra những mục tiêu cụ thể, đây là căn cứ cho các chiến lược, chính sách cụ thể mà chủ thể quản trị đề ra.

Ở đây, nguồn lực không chỉ đề cập đến con người mà còn liên hệ đến tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật, mạng lưới quan hệ và các yếu tố khác. Nếu nguồn lực được chuẩn bị đầy đủ thì chủ thể quản trị có thể khai thác, vận hành doanh nghiệp thuận lợi hơn.

LỜI KẾT

Quản trị là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Kinhcan.vn mong rằng bài viết trên đã giải đáp các thắc mắc của các bạn liên quan đến vấn đề quản trị và đưa ra những gợi ý hữu ích cho việc phát triển kỹ năng này.